Pourquoi & comment je suis passée à un agenda numérique

L’organisation, c’est mon dada : en témoignent cette vidéo ou encore cet article ! Je vous ai souvent parlé de mon agenda papier, mon format chouchou depuis tant d’années pour noter mes rendez-vous ou encore mes horaires de travail. Malgré l’apparition de mon Bullet Journal courant 2017, je n’ai jamais réussi à me détacher de ce petit calepin qui me suit partout : sur mon bureau, dans mon sac… jusqu’à janvier dernier ! Je vous présente aujourd’hui les raisons pour lesquelles je suis passée à une organisation 100% digitale.

 

L’état des lieux

Le constat était simple : il devenait compliqué pour moi et pour ma famille en général de s’organiser et de programmer, par exemple, nos week-ends ensemble. Pour info, je suis infirmière et travaille donc régulièrement les jours fériés et week-ends… Voici, grosso modo, donc les problèmes qui se posaient :

• suivre mon planning de travail : trèèèès chaotique – j’ai environ 10 horaires différents selon les week-ends, nuits, différents horaires en journée…
• difficulté à programmer des évènements en famille : mon chéri ne savait jamais lorsque je travaillais ou non
• organiser la garde d’Inès : selon les jours, c’est Quentin ou moi qui récupérons et posons Inès à la crèche
• prévoir nos vacances : toujours compliqué lorsqu’il faut anticiper le futur et mettre nos agendas en commun

 

Comment je fonctionnais jusqu’à présent

Je crois que j’étais un peu dans le « déni » de ma précédente organisation : elle semblait me convenir et je ne voyais pas pourquoi en changer. Et pourtant, les problèmes étaient nombreux ! Voici comment je répartissais les tâches au quotidien :

– Agenda papier compact : je vous en avais parlé dans cette vidéo ! C’était un agenda papier tout bête, avec une organisation à la semaine et sous forme de colonnes. J’utilisais ce système depuis des années. Le format me permettait de le glisser facilement dans mon sac à main (quel que soit sa taille), et je l’emportais réellement partout.
– Agenda Moleskine : l’agenda dédié à mon blog, avec les publications à venir et à programmer, les colis en attente, les rendez-vous téléphoniques…
– Bullet Journal : pour les tâches du quotidien, les différents relevés/listes/comptes. C’est le seul outil que j’ai gardé tel quel suite à ce changement d’organisation, et que j’aime toujours autant utiliser au quotidien (mon utilisation reste très similaire à ce que je vous présentais dans cette vidéo).

De son côté, mon chéri organisait son agenda personnel (composé à 90% de tâches professionnelles) et me demandait, de façon +/- mensuelle, à quels moments il devait aller chercher notre fille à la crèche, ou comment anticiper mes week-ends au travail.

 

Le problème de la charge mentale

Vous n’êtes probablement pas passées à côté de cette BD incroyable sur la fameuse charge mentale, et tellement révélatrice de notre quotidien en tant que femme ! Je n’ai jamais l’impression d’être « délaissée » par mon conjoint ou de devoir tout gérer. Mais je suis bien forcée de constater que ces différentes plateformes encombraient mon esprit, m’empêchaient d’être productive, et ne faisaient apparaître les tâches qu’à mes yeux et pas à celles de mon chéri. Il était donc sans cesse en train de me questionner : « on fait quoi le week-end prochain? », « tu bosses comment la semaine prochaine? »… cela partait d’un très bon sentiment de sa part (il cherchait à m’aider et ne voyait probablement pas le souci – et moi non plus pendant toutes ces années!). Mais, de mon côté, j’avais tout simplement l’impression que mon cerveau saturait d’informations… Je devais tout le temps faire le point sur notre emploi du temps, pour nous organiser ensemble pour la semaine suivante, pour prévoir nos vacances… Les tâches ne m’incombaient pas à 100%, en revanche, leur planification si.

J’ai alors cherché une manière de réunir tous nos plannings :

1. Les planning pro & perso de mon chéri
2. Mon planning perso : mes rendez-vous, mes cours de sport, un déj avec une copine…
3. Mon planning pro : tous mes horaires de travail (chaque horaire répond à un « code » à lettre type M, H, E en fonction des jours)
4. Notre planning de famille : vacances, repas de famille, mariages, horaires de la crèche…
5. Mon planning de blog : deadlines à respecter, publications à programmer, créneaux dispo pour filmer / écrire mes articles, conf calls…

 

Choisir la bonne plateforme

J’en ai testé plusieurs, toutes disponibles sur l’App Store :

– L’agenda iPhone « Calendrier » : interface trop « plate » qui ne me plaisait pas. Je la trouve peu visuelle et pas pratique du tout.
– Quo Vadis Cal : rempli de fonctionnalités inutiles qui encombraient l’interface. Cette appli a l’avantage d’être très complète, mais malheureusement pas adaptée à ma pratique.
– Google Agenda : celui qui m’a convaincue par sa clarté, ses connexions diverses (appli mail, maps) et son côté hyper pratique.

 

Comment ça fonctionne ?

Je vais donc parler uniquement de la plateforme Google Agenda, que j’utilise depuis le début ! Les fonctionnalités que je vais présenter lui sont propres – je ne peux pas vous promettre qu’elles soient transposables sur d’autres applications.

Le point positif, c’est que toutes mes messageries (pro & perso) sont des adresses en gmail.com ; ainsi, tous les mails reçus et qui contiennent une date de rendez-vous se transposent automatiquement dans l’appli Google Agenda. Ainsi, mes prochaines dates de vol pour Brighton, par exemple, sont rentrées d’office dans l’appli, sans que j’aie besoin d’y penser.

Autre point positif : Google Agenda retranscrit automatiquement les données dans l’application Calendrier de l’iPhone ! Ce même calendrier se synchronise automatiquement à mon Apple Watch, sans que je n’aie besoin d’intervenir. Cela me permet de visualiser mes rendez-vous en un coup d’œil sur ma montre, idéal si mon téléphone n’est pas à proximité.

Nous avons donc créé plusieurs agendas : pro Quentin, perso Quentin, perso Mariel, famille, blog… avec chacun son code couleur. Ensuite, libre à vous de faire apparaître un seul agenda (lorsque je suis en repos, par exemple, je ne fais apparaître que mon agenda perso + blog) ou d’avoir une vue globale du planning de tous les participants.

Planifier une tâche ou un rendez-vous prend, objectivement, plus de temps que de le griffonner rapidement sur un bout de papier. En revanche, vous pouvez optimiser ce temps pour faciliter votre vie ! Par exemple, noter un rendez-vous, et inscrire une note avec l’adresse exacte (pour pouvoir utiliser le GPS de votre smartphone, par exemple!), pourquoi pas noter le code de la porte dans les notes associées, ou encore vous programmer un rappel quelques minutes avant le rendez-vous !

 

Et on s’y fait ?

Il m’a fallu un mois pour passer complètement d’un mode d’organisation à l’autre ! Pendant ce mois, j’ai tenu à écrire mes rendez-vous et planning sur papier et sur format numérique. J’avais peur de louper des choses ou de mal programmer des rendez-vous, et cette double organisation m’a rassurée. A ce jour, je n’utilise plus du tout mon agenda papier… et je ne le regrette pas, ou si peu !

 

Les points négatifs

J’en ai tout de même relevé quelques-uns au fil de l’utilisation :

– Impossibilité de créer des modèles : je souhaiterais pouvoir rentrer, par exemple, des modèles pré-définis de mes horaires de travail, pour pouvoir les ajouter en un clic. Ça n’est pas possible à ce jour : vous ne pouvez que dupliquer des tâches déjà présentes dans l’agenda. Cela fait gagner un peu de temps mais n’est pas idéal pour autant ! Je perds donc beaucoup de temps à noter mon planning de travail mois après mois.
– Bugs sur ordinateur : l’application Google Agenda bug souvent lorsque je l’utilise sur ordinateur. C’est dommage, car l’écran étant plus grand, il m’est parfois plus aisé de tout faire sur mon ordinateur plutôt que sur mon iPhone.
– Les rappels : vous la voyez, cette petite case « Notes » présente sur à peu près chaque page d’agenda ? Je m’en servais pour à peu près tout : noter une idée, une musique entendue à la radio, un magasin dans lequel je souhaite me rendre… Je me suis désormais dirigée vers l’appli « Rappels » ou « Notes » de mon iPhone, mais la transition a été un peu compliquée puisque j’avais vraiment le réflexe papier !
– Les prises de rendez-vous : je passe 99% de mes coups de fil depuis mon téléphone portable. Il est donc parfois difficile de parler à son interlocuteur tout en notant une prise de rendez-vous sur le même appareil ! Plusieurs ruses sont possibles : passer son coup de fil depuis le téléphone fixe, utiliser un casque avec micro pour avoir les 2 mains libres, se mettre devant son ordinateur et noter le rendez-vous en même temps…

Après 3 mois de test, le bilan

– Chacun a ses responsabilités : si c’est écrit sur le planning commun, la charge incombe à chacun. Ça responsabilise tout le monde et ça « répartit » le stress !
– Moins de coups de stress : « comment ça, je dois récupérer Inès à la crèche ce soir? Mais j’ai trop de boulot! »… voici une conversation qui n’existe plus chez nous !
– Chacun visualise son planning et s’adapte à celui de l’autre : quand mes semaines de travail sont chargées, mon chéri s’organise pour décaler ses déplacements pro pour récupérer Inès ou pour faire les courses, par exemple. Et vice-versa lorsque mes semaines sont plus calmes et que j’ai davantage de jours de repos ! Cela entraîne beaucoup de compréhension et un vrai « esprit d’équipe » au sein même de la famille.
– On optimise notre temps à trois : un week-end vide où rien n’est programmé la semaine prochaine ? Parfait ! On en profite pour se prévoir 2 journées tranquilles, sans impératif noté sur l’emploi du temps. Et on croque la vie à pleines dents !
– Beaucoup moins d’oublis : mon blog n’est pas du tout mon activité principale, et il m’arrivait souvent d’oublier d’effectuer des tirages au sort de concours, ou d’oublier de contacter des agences de presse alors qu’elles me l’avaient demandé. Rien de grave, car je ne vis pas de mon activité… mais toujours embêtant ! Désormais, je suis davantage organisée au sujet de mon blog et de mes réseaux(qui restent toujours une activité secondaire).

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Quel est votre mode d’organisation préféré : papier ou numérique ? ♡

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